Click to call là gì? Gọi khách từ CRM, tự ghi âm

Cập nhật tháng 11/2026

Click-to-call giúp sale gọi khách bằng một cú bấm ngay trên hồ sơ trong CRM, và cuộc gọi tự được lưu lại cùng bản ghi âm. Bài viết giải thích click-to-call là gì, khác gì so với gọi bằng điện thoại cá nhân, dùng ghi âm để huấn luyện đội sale ra sao và những lưu ý khi ghi âm cuộc gọi với khách.

Hãy hình dung: khách gọi lên phàn nàn rằng tuần trước sale hứa giao hàng trong 2 ngày. Bạn hỏi lại sale, sale nói mình chỉ hứa “sớm nhất có thể”. Cuộc gọi đó diễn ra trên điện thoại cá nhân, không ai nghe lại được.

Cùng tuần, một sale khác bấm nhầm một số khi chép từ file Excel, gọi nhầm người và mất 10 phút xin lỗi.

Hai sự cố nhỏ, cùng một nguyên nhân: cuộc gọi bán hàng đang nằm ngoài hệ thống của doanh nghiệp.

Trả lời nhanh

Click-to-call là gì? Click-to-call (gọi bằng một cú nhấp) là tính năng cho phép bấm vào số điện thoại trên website, quảng cáo hoặc phần mềm để gọi ngay, không cần bấm số thủ công. Trong CRM, sale bấm số trên hồ sơ khách, cuộc gọi đi qua tổng đài của doanh nghiệp và tự lưu vào lịch sử khách cùng thời lượng và bản ghi âm.

Click-to-call là gì?

Click-to-call, còn gọi là click-to-dial, là cách bắt đầu một cuộc gọi chỉ bằng một cú bấm vào nút hoặc số điện thoại. Theo định nghĩa của Salesforce và Wikipedia, tính năng này có mặt ở ba nơi quen thuộc:

Nơi dùng	Ai bấm gọi	Mục đích chính
Website, ứng dụng	Khách hàng	Khách bấm nút “Gọi ngay” để liên hệ doanh nghiệp, không phải chép số
Quảng cáo	Khách hàng	Quảng cáo có nút gọi, khách gọi thẳng thay vì vào trang web
CRM, tổng đài	Nhân viên sale, chăm sóc khách	Sale gọi khách từ hồ sơ, cuộc gọi tự lưu và ghi âm

Ba kiểu click-to-call phổ biến. Bài này tập trung vào click-to-call trong CRM.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), kiểu thứ ba tạo khác biệt lớn nhất, vì nó thay đổi cách cả đội sale làm việc mỗi ngày chứ không chỉ thêm một nút trên website.

Click-to-call trong CRM hoạt động thế nào?

Khi sale bấm số trên hồ sơ khách, CRM ra lệnh cho tổng đài gọi đi qua máy nhánh của sale, rồi tự ghi lại cuộc gọi vào đúng hồ sơ đó. Sale nghe gọi bằng softphone (điện thoại phần mềm trên máy tính, dùng tai nghe) hoặc máy nhánh được cấp. Khách thấy số tổng đài của doanh nghiệp, không thấy số cá nhân của sale.

Một cuộc gọi click-to-call trong CRM

Mở hồ sơ khách

Xem lịch sử mua hàng, ghi chú lần trước trước khi gọi.

Bấm vào số

Không chép số, không bấm nhầm; cuộc gọi đi qua tổng đài.

Trò chuyện với khách

Khách thấy số tổng đài doanh nghiệp; cuộc gọi được ghi âm.

Tự lưu lịch sử

Thời điểm, thời lượng, bản ghi âm gắn vào hồ sơ khách.

Tạo việc tiếp theo

Khách hẹn gọi lại thì ghi thành việc có hạn.

Sơ đồ minh họa luồng một cuộc gọi từ CRM: sale chỉ làm bước 1, 2, 3 và 5, bước 4 diễn ra tự động.

Gọi bằng điện thoại cá nhân và gọi từ CRM khác nhau ra sao?

Gọi bằng điện thoại cá nhân thì cuộc gọi thuộc về người gọi; gọi từ CRM thì cuộc gọi thuộc về doanh nghiệp. Khác biệt này chỉ lộ rõ khi có sự cố: khách khiếu nại, sale nghỉ việc, hoặc quản lý muốn biết vì sao một khách lớn không chốt.

Tiêu chí	Gọi từ CRM (click-to-call)	Gọi bằng điện thoại cá nhân
Số khách nhìn thấy	Số tổng đài của doanh nghiệp	Số riêng của sale
Lịch sử cuộc gọi	Tự lưu vào hồ sơ khách	Nằm trong điện thoại của sale
Ghi âm	Có, nghe lại khi cần	Thường không có
Khi sale nghỉ việc	Khách và lịch sử ở lại công ty	Khách có thể đi theo số cá nhân
Quản lý theo dõi	Xem được số cuộc gọi, thời lượng theo người	Chỉ biết qua báo cáo miệng
Bấm nhầm số	Gần như không xảy ra	Dễ xảy ra khi chép từ file

So sánh hai cách gọi khách. Cột cam là cách nhiều SME vẫn đang dùng.

Theo dự thảo nghị định thay Nghị định 91/2020, cuộc gọi quảng cáo phải dùng tên định danh thay vì số điện thoại thường. Xem chi tiết trong bài gọi điện quảng cáo theo dự thảo mới.

Khách đi theo số cá nhân khi sale nghỉ là chuyện nhiều chủ doanh nghiệp đã trải qua. Bài sales nghỉ việc mất khách hàng phân tích kỹ hơn cách giữ khách ở lại công ty.

Ghi âm cuộc gọi bán hàng dùng để làm gì?

Ghi âm cuộc gọi có ba công dụng chính: huấn luyện sale, giải quyết khiếu nại và hiểu khách đang thật sự hỏi gì. Bản ghi âm chỉ hữu ích khi nó nằm đúng hồ sơ khách và tìm lại được trong vài giây.

Huấn luyện: trưởng nhóm chọn 2-3 cuộc gọi mỗi tuần để nghe cùng sale mới, chỉ ra câu mở đầu, câu hỏi khai thác nhu cầu, cách xử lý từ chối.
Giải quyết khiếu nại: nghe lại đúng lời đã hứa với khách, thay vì tranh cãi “em nói thế này, khách nói thế kia”.
Hiểu khách: các câu hỏi lặp lại trong nhiều cuộc gọi là gợi ý để sửa trang sản phẩm, bảng giá hoặc kịch bản tư vấn.

Kết hợp ghi âm với số cuộc gọi, thời lượng theo từng người sẽ cho bạn bức tranh công bằng hơn về năng suất. Xem thêm cách đánh giá hiệu suất nhân viên sale bằng số liệu.

Ghi âm cuộc gọi có cần báo cho khách không?

Nên có. Bản ghi âm gắn với tên và số điện thoại của khách là dữ liệu cá nhân, nên doanh nghiệp cần thông báo cho khách và dùng đúng mục đích. Cách đơn giản và phổ biến nhất là một câu ngắn ở đầu cuộc gọi, hoặc lời chào tự động của tổng đài: “Cuộc gọi được ghi âm để bảo đảm chất lượng phục vụ”.

Ngoài thông báo, hãy giới hạn ai được nghe lại ghi âm (thường là trưởng nhóm và quản lý), không tải bản ghi âm ra điện thoại cá nhân, và xóa khi không còn cần. Chi tiết nghĩa vụ xem trong bài luật bảo vệ dữ liệu cá nhân cho SME.

Lời khuyên: đưa câu thông báo ghi âm vào kịch bản chung của cả đội ngay từ ngày đầu dùng tổng đài. Thói quen này rẻ hơn rất nhiều so với việc xử lý một khiếu nại về quyền riêng tư.

Triển khai click-to-call cho đội sale cần những gì?

Để dùng click-to-call, bạn cần ba thứ: một đầu số tổng đài, máy nhánh cho từng sale, và một CRM kết nối sẵn với tổng đài. Phần còn lại là quy tắc làm việc:

Đầu số và máy nhánh: mỗi sale một máy nhánh, gọi qua softphone trên máy tính với tai nghe hoặc trên điện thoại.
Kết nối CRM với tổng đài: để cuộc gọi tự gắn vào hồ sơ khách. Với SMECRM, dùng tổng đài của Abenla thì kết nối miễn phí; dùng nhà cung cấp khác có phí khởi tạo 2.000.000đ (miễn phí với hợp đồng năm) và 150.000đ/tháng duy trì. Cước gọi thanh toán cho nhà mạng.
Quy tắc ghi chú: sau mỗi cuộc gọi, sale ghi 1-2 dòng kết quả và tạo việc tiếp theo nếu khách hẹn.
Lịch nghe lại: trưởng nhóm dành 30 phút mỗi tuần nghe ghi âm có chọn lọc.

SMECRM, phần mềm CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của Abenla, có sẵn tổng đài trong CRM: cấu hình máy nhánh, softphone, gọi từ hồ sơ khách, lịch sử cuộc gọi và ghi âm gắn với khách hoặc lead, kèm chặn số lừa đảo, spam. Các tính năng này có trong cả gói Khởi động miễn phí. Nếu cuộc gọi bắt đầu từ lead quảng cáo, hãy đọc thêm về quản lý lead để mỗi lead đều được gọi lại đúng lúc.

Có nên chuyển đội sale sang gọi từ CRM?

Có, nếu đội sale của bạn gọi khách mỗi ngày. Tóm lại:

Click-to-call là gọi bằng một cú bấm; trong CRM, cuộc gọi tự lưu vào hồ sơ khách kèm ghi âm.
Gọi từ CRM giữ cuộc gọi và khách ở lại doanh nghiệp, kể cả khi sale nghỉ việc.
Ghi âm dùng để huấn luyện, giải quyết khiếu nại và hiểu khách; nhớ thông báo cho khách và giới hạn người nghe.
Chi phí bắt đầu thấp: đầu số, máy nhánh và một CRM kết nối sẵn tổng đài.

Đội sale của bạn đang gọi khách bằng SIM cá nhân? Tham gia Group Zalo hỗ trợ CRM để hỏi cách các SME khác chuyển sang gọi qua tổng đài.Tham gia Group Zalo

Câu hỏi thường gặp về click-to-call

Click-to-call là gì?

Click-to-call là tính năng gọi điện bằng một cú bấm vào số hoặc nút trên website, quảng cáo hay phần mềm, không cần bấm số thủ công. Trong CRM, cuộc gọi tự lưu vào hồ sơ khách.

Click-to-call khác tổng đài ảo thế nào?

Tổng đài ảo là hệ thống quản lý đầu số và máy nhánh qua internet. Click-to-call là một tính năng chạy trên tổng đài đó, giúp gọi ngay từ phần mềm. CRM có click-to-call thì cần kết nối với một tổng đài.

Gọi từ CRM có tốn cước cao hơn gọi điện thoại thường không?

Cước gọi vẫn tính theo nhà mạng và gói tổng đài bạn dùng. Chi phí thêm thường là phí đầu số, máy nhánh và phí kết nối CRM; với SMECRM, dùng tổng đài Abenla thì kết nối miễn phí.

Ghi âm cuộc gọi với khách có cần xin phép không?

Nên thông báo cho khách, ví dụ bằng câu chào tự động rằng cuộc gọi được ghi âm để bảo đảm chất lượng. Bản ghi âm gắn với thông tin khách là dữ liệu cá nhân, cần dùng đúng mục đích và giới hạn người nghe.

Phần mềm CRM miễn phí có click-to-call không?

Tùy nhà cung cấp. Gói Khởi động miễn phí của SMECRM cho đến 10 người dùng đã có tổng đài click-to-call và ghi âm; cước gọi và đầu số tính riêng theo nhà mạng.

Gọi khách bằng một cú bấm, cuộc gọi tự lưu vào CRM

SMECRM là nền tảng CRM kết nối chat đa kênh, tổng đài, SMS Brandname, Zalo ZNS và email, làm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Gói Khởi động miễn phí trọn đời cho đến 10 người dùng, có click-to-call và ghi âm, không cần thẻ thanh toán.
Tài khoản mới được dùng thử đầy đủ tính năng 30 ngày.
Triển khai và đào tạo online miễn phí. Xem chi tiết tại Bảng giá SMECRM.

Dùng thử miễn phí

Hotline: 028 73088 669, email: info@abenla.com

Nguồn: Salesforce, “What is Click-to-Call?”; Wikipedia, “Click-to-call”; Bảng giá SMECRM 2026.